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| Ecriture
d’e-mails: les règles d’or |
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| Do-Delegate-Delete-Delay |
| 1. |
Ne donnez votre
adresse qu’aux personnes qui en ont réellement
besoin. |
| 2. |
Désactivez
les signaux qui annoncent les messages entrants. |
| 3. |
N’ouvrez
votre boîte électronique qu’à
des heures fixes. |
| 4. |
Utilisez des intitulés
clairs (“objet”). |
| 5. |
Rédigez des messages
brefs (à contenir sur un écran, si plus
long, créez un document word à placer en
annexe/attachment). |
| 6. |
Précisez si une réponse
est souhaitée ou non. Organisez votre feed-back! |
| 7. |
Rédigez une réponse
standard pour les questions fréquentes. |
| 8. |
Maîtrisez les possibilités
d’interaction entre les programmes (agenda, carnet
d’adresses, etc.). |
| 9. |
Créez des sous-répertoires
et compactez-les régulièrement après
avoir éliminé des messages anciens ou inutiles. |
| 10. |
Ne traitez vos documents
qu’une seule fois et choisissez s’il faut
agir, les transmettre à quelqu’un d’autre,
les traiter plus tard, ou les jeter (do-delegate-delay-delete). |
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| Les conseils du coach sur la vie au travail |
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| 1. |
Agir dans le cadre d’un contrat clair.
Quelle que soit la tâche, il est nécessaire de l’accompagner d’une demande explicite. Cela implique de poser quelques questions: Quel est le contexte et la finalité de l’action à mener? Quels sont les objectifs? Quel est mon périmètre d’intervention, donc ce qui rentre et ne rentre pas dans mon travail? Quelles sont mes responsabilités exactes? Quelles sont les personnes avec lesquelles je dois interagir? Dans quel timing? Quels sont les éléments à produire et pour quand? Toutes ces questions sont à poser dès le départ. Pas de flou. Faites tout ce qui est en votre pouvoir pour obtenir des réponses claires. Négociez si vous voyez qu’une tâche est infaisable dans les conditions données. A partir du moment où le contrat est bien défini, et que la négociation est réalisée en connaissant les besoins et contraintes de chacun, vous savez exactement ce que l’on attend de vous et vous pouvez agir de façon efficace. C’est également valable dans la vie privée. |
| 2. |
Savoir quel type de reconnaissance recevoir au bureau.
Votre entreprise a loué vos compétences dans un contexte donné. Ces compétences sont «hard» - ce sont vos connaissances techniques – et «soft» – à savoir, votre attitude, votre motivation, les traits de votre personnalité, votre capacité à s’intégrer à la culture de l’entreprise. C’est donc à ce niveau-là que vous devez vous attendre à être reconnu(e), récompensé. Donc pour la qualité de vos compétences, vos capacités, vos comportements et l’environnement que vous mettez en place pour y parvenir. Bien sûr que vous souhaitez travailler suivant vos valeurs. Mais vos valeurs de vie aussi bien que votre identité profonde – l’homme ou la femme que vous êtes ou voulez devenir – sortent du contexte professionnel. Ne prenez donc pas les feedbacks que vous recevez au niveau identitaire. Ce n’est pas ce que vous «êtes» mais bien ce que vous «faites» que vos supérieurs et collègues évaluent.
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| 3. |
Eviter d’entrer dans un «triangle dramatique».
On doit cette notion bien connue des analystes transactionnels à Stephen Karpman. Le triangle met trois parties en présence: le persécuteur, la victime et le sauveur. Mais il peut également se jouer à deux, ex.: deux collègues (victime et sauveur) face à une tâche difficile, la persécutrice. Il est dramatique car il prend souvent des proportions énormes, chacun s’engluant dans son rôle ou tournant d’un rôle à l’autre. Si vous voyez qu’un triangle risque de se former, ne rentrez surtout pas dedans. «Jean-Pierre (persécuteur) m’accuse d’être toujours en retard, pourrais-tu lui dire un mot?», demande votre collègue (victime) qui s’adresse à vous en tant que sauveur. N’entrez donc pas en invitant les deux parties à communiquer en direct. Si le triangle est déjà formé, il faut responsabiliser la victime en lui montrant qu’elle dispose d’options intéressantes pour s’en sortir. Il faut que le persécuteur soit plus assertif, en établissant ses besoins de façon claire (pas de façon agressive) et que le sauveur soit empathique, donc se mette dans la peau de la victime sans pour autant prendre sa place. |
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